Вытяг из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан

Что такое выписка (вытяг) из ЗАГСа и чем она отличается от свидетельства

Выписка из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан (ЗАГС) — это официальный электронный документ, сформированный непосредственно из государственной базы данных. Он содержит больше сведений, чем обычное свидетельство, поскольку отражает всю историю изменений, внесенных в актовую запись: исправления, дополнения, аннулирование и возобновление.

Отличие от свидетельства принципиальное: свидетельство — это бумажный документ, выданный в момент регистрации события. Выписка — это актуальная «вычитка» из реестра на момент запроса, которая может содержать сведения, которых вообще нет в свидетельстве. Подробный разбор отличий свидетельств от выписок приведен в статье.

Реестр введен с 20 декабря 2008 года. С того момента все справки в сфере актов гражданского состояния выдаются в форме выписок из этого реестра.

Две основные формы выписки

Законодательство (Инструкция по ведению Реестра, приказ Минюста № 1269/5 от 24.07.2008) предусматривает две формы выписки из ЗАГС:

• Обычная (частичная) выписка — содержит отдельные сведения определенной актовой записи, изменения и другую информацию, внесенную в нее. Выдается физическим лицам по стандартному обращению.
• Полная выписка — содержит абсолютно все сведения определенной актовой записи, включая все изменения, обновления и аннулирования. Доступна преимущественно государственным органам, нотариусам и судьям.

Обе формы имеют одинаковую юридическую силу, однако отличаются объемом информации и кругом лиц, которые могут их получить.

Все утвержденные формы выписок (Приложения 1–9 к Инструкции)

Приказом Минюста утверждены девять официальных форм выписок. Каждая имеет свой номер приложения и назначение. Рассмотрим каждую подробно.

Приложение 1. Выписка о рождении (базовая форма)

Підтверджує факт державної реєстрації народження фізичної особи. Це найпоширеніший вид витягу, який використовується у більшості юридичних ситуацій.

Подтверждает факт государственной регистрации рождения физического лица. Это самый распространенный вид выписки, который используется в большинстве юридических ситуаций.

Содержит:

• Фамилию, имя и отчество ребенка
• Дата и место рождения
• Пол ребенка
• Сведения о родителях: фамилия, имя, отчество, гражданство, национальность (если указана)
• Номер и дата актовой записи
• Название органа ЗАГСа, где проведена регистрация
• Сведения обо всех изменениях в актовой записи (если были)

Когда требуется:

• Оформление загранпаспорта или паспорта гражданина Украины
• Подтверждение родственных связей для нотариальных действий
• Наследственные дела
• Оформление документов для выезда за границу
• Получение гражданства другой страны
• Усыновление, установление опеки

Кто может получить:

Родители и усыновители ребенка независимо от его возраста; само лицо после достижения 16 лет; опекуны и попечители; администрация детских учреждений, где находится ребенок. Родители, лишенные родительских прав, получить выписку не могут.

Приложение 2. Выписка о рождении с указанием сведений об отце (ст. 135 СК)

Специальная форма, применяемая в случаях, когда регистрация рождения произведена в соответствии с частью первой статьи 135 Семейного кодекса Украины — то есть когда сведения об отце записаны со слов матери, без подтверждения отцовства.

Чем отличается от обычной выписки о рождении:

Практическое значение:

Используется матерью-одиночкой для подтверждения статуса и получения государственных социальных выплат. Также используется в делах об установлении отцовства в судебном порядке.

Приложение 3. Выписка о государственной регистрации смерти

Подтверждает факт регистрации смерти физического лица. Является ключевым документом для открытия наследства и всех связанных юридических действий.

Содержит:

• Фамилия, имя, отчество умершего
• Дата, место и причина смерти (при наличии в актовой записи)
• Дата и номер актовой записи
• Название органа ДРАЦС
• Сведения об изменениях в записи (если вносились)

Когда нужен:

• Открытие наследства у нотариуса
• Снятие с регистрации места жительства умершего
• Получение пособия на погребение
• Переоформление недвижимости, банковских счетов
• Получение пенсии в связи с потерей кормильца

Важно: именно выписка, а не свидетельство, может требоваться нотариусами и судами, поскольку она отражает актуальное состояние записи в реестре.

Приложение 4. Выписка о браке с указанием добрачной фамилии

Это одна из самых «специфических» форм выписки, которую часто путают с обычной выпиской о браке. Предназначена для подтверждения фамилии лица до заключения брака.

Содержит:

• Фамилию, имя, отчество лица после регистрации брака.
• Фамилию лица ДО вступления в брак (добрачная фамилия).
• Дату и место регистрации брака.
• Сведения о втором из супругов.

Чем отличается от обычной выписки о браке (Прил. 5):

Когда требуется:

• Оформление наследства, если лицо сменило фамилию после брака.
• Подтверждение личности при оформлении документов за рубежом.
• Нотариальные действия, где требуется «цепочка» фамилий.
• Подтверждение образовательных документов, выданных на добрачную фамилию.

Приложение 5. Выписка о государственной регистрации брака (базовая форма)

Стандартная выписка, подтверждающая факт заключения брака между двумя лицами.

Содержит:

• Фамилии, имена, отчества обоих супругов.
• Даты рождения супругов.
• Дата и место регистрации брака
• Фамилии, принятые после брака
• Номер и дата актовой записи
• Сведения об изменениях (если вносились)

Когда нужна:

• Подтверждение семейного положения для государственных органов
• Оформление документов на получение социальных выплат
• Получение гражданства иностранного государства через брак
• Нотариальные действия с участием супругов

Особенности выписки:

• формируется на основе записи в реестре;
• может содержать больше информации, чем свидетельство (например, изменения в акте);
• выпускается в бумажной или электронной форме;
• часто требуется для юридических действий, судебных процессов или оформления документов за рубежом.

Приложение 6. Выписка о браке с указанием сведений о втором из супругов

Расширенная форма выписки о браке, содержащая подробные данные об обоих партнерах. Обычно требуется иностранными учреждениями или при оформлении документов за рубежом.

Чем отличается от базовой выписки (Прил. 5):

Когда нужно:

• Оформление документов на ПМП в иностранном государстве через брак
• Подача документов в посольства
• Международные наследственные дела
• Воссоединение семьи в иностранном государстве.

Приложение 7. Выписка о государственной регистрации расторжения брака

Подтверждает факт официального расторжения брака между двумя лицами, зарегистрированного органом ГРАГС или на основании судебного решения.

Содержит:

• Фамилии, имена, отчества бывших супругов.
• Дата и основание расторжения брака (решение суда или совместное заявление).
• Фамилии, принятые после развода
• Номер и дата актовой записи

Когда нужен:

• Подтверждение семейного положения при заключении нового брака
• Раздел общего имущества супругов
• Изменение документов после развода
• Оформление алиментов
• Подтверждение фамилии после развода для зарубежных органов

Важный нюанс:

Развод, осуществленный по решению суда без регистрации в органах ГРАГС, в реестре может отсутствовать или быть отражен некорректно. В таких случаях может потребоваться внесение соответствующих изменений в реестр перед получением выписки.

Приложение 8. Выписка о государственной регистрации изменения имени

Подтверждает факт официального изменения фамилии, имени или отчества физического лица. Содержит как «старое», так и «новое» имя.

Что содержит:

• Фамилия, имя, отчество ДО изменения
• Фамилия, имя, отчество ПОСЛЕ изменения
• Дата и место рождения лица
• Дата регистрации изменения имени
• Основание изменения

Когда нужен:

• Замена паспорта и всех личных документов
• Подтверждение личности при оформлении наследства на старое имя
• Нотариальные действия, где есть расхождение между старыми и новыми документами
• Перерегистрация права собственности, банковских счетов
• Оформление документов за рубежом

Чем отличается от выписки с добрачной фамилией (Прил. 4):

Выписка об изменении имени (Приложение 8) касается изменения, осуществленного по личному желанию лица или на основании закона (например, по отцовству при установлении отцовства), тогда как выписка по Приложению 4 — исключительно об изменении фамилии в результате брака.

Приложение 9 (и аналогичные). Выписка об отсутствии актовой записи

Особая форма, подтверждающая факт отсутствия определенной записи в реестре. Фактически это «отрицательная» выписка — документ-справка о том, что определенное событие (рождение, брак, смерть и т. д.) не зарегистрировано.

Когда нужна:

• Доказательство факта отсутствия регистрации события при восстановлении документов
• Судебные дела, где нужно доказать отсутствие определенного юридического факта
• Наследственные дела при поиске возможных наследников

Данная справка может ошибочно ассоциироваться с документом, подтверждающим, что лицо никогда не состояло в браке, который часто требуется для заключения брака за рубежом. Однако так называемая справка о семейном положении не имеет ничего общего с выпиской об отсутствии актовой записи. Законодательством предусмотрено, что выписка об отсутствии актовой записи выдается по требованию государственных органов, судов и нотариусов, что делает невозможным ее получение по запросу гражданина. Вместо этого законодательство предусматривает, что в случае необходимости подтверждения отсутствия зарегистрированного брака для органов иностранных государств, в частности и для регистрации брака за рубежом, используется заявление гражданина произвольной формы, подлинность подписи на котором удостоверяется нотариусом или же послом или консулом. Таким образом, для регистрации брака за рубежом используется нотариальный аффидевит, в котором указывается отсутствие зарегистрированного брака.

Сравнительная таблица всех видов выписок

Как получить выписку: способы и стоимость

Способы подачи заявления

• Лично в отделе РАЦСа — независимо от места регистрации
• Через Центр предоставления административных услуг (ЦПАУ)
• Онлайн через портал Дия (diia.gov.ua) — для отдельных видов
• По почте — заказным письмом
• Через консульство или посольство Украины за рубежом
• Через МИД Украины — для лиц, проживающих за рубежом

Документы для получения

• Паспорт гражданина Украины или паспортный документ
• Документы, подтверждающие родственные отношения (если выписка касается другого лица)
• Квитанция об оплате (если выписка платная)
• Для запроса о браке/разводе — дополнительно фамилия, имя второго супруга

Стоимость и сроки

Получение выписок дистанционно: для украинцев за рубежом

Украинцы, проживающие за рубежом, имеют право получить любую выписку из ГРАГС без приезда в Украину. Предусмотрено несколько способов:

• Обращение в консульство или посольство Украины в стране пребывания — прямая подача заявления, получение готового документа по почте или лично
• Письменный запрос через МИД Украины — отправить заявление по почте, выписка направляется в компетентный орган иностранного государства
• Онлайн через Дия — если сведения есть в цифровой базе
• Через доверенное лицо в Украине с нотариально оформленной доверенностью

Для граждан, выехавших после 2022 года, рекомендуется сначала проверить наличие сведений через Дию, а уже потом обращаться в консульство.

Часто задаваемые вопросы

Является ли выписка тем же, что и свидетельство?

Нет. Свидетельство — бумажный документ, выданный в момент регистрации события. Выписка — актуальный запрос из электронного реестра, отражающий все изменения по состоянию на дату выдачи. Выписка содержит больше информации и считается более актуальным документом.

Может ли мужчина получить выписку в отношении жены?

Нет. Между супругами возникают семейные, а не родственные связи. По законодательству выписку можно получить только в отношении своих родственников. Муж и жена не являются родственниками в юридическом смысле.

Что делать, если сведения в реестре отсутствуют (архивные записи до 2008 года)?

Если актовая запись не перенесена в электронный реестр, нужно обратиться в архив отдела ГРАГС или государственный архив соответствующей области и заказать соответствующую справку. После получения архивных сведений их можно внести в реестр.

Сколько времени действительна выписка?

Срок действия не ограничен. Однако некоторые учреждения (банки, нотариусы, иностранные органы) могут выдвигать собственные требования относительно «свежести» выписки — обычно не старше 1–3 месяцев.

Можно ли получить выписку онлайн?

Да, через портал Дія (diia.gov.ua) доступен заказ ряда выписок в электронном виде. Однако не все формы доступны онлайн — зависит от наличия сведений в реестре и вида выписки.

Если вам нужно получить свидетельство или выписку из органов регистрации гражданского состояния быстро, удобно и без лишних бюрократических сложностей, сервис enwolt.com.ua поможет оформить документы с минимумом хлопот. Обратитесь к специалисту — и вы получите не только юридическую консультацию, но и реальный план действий в вашей конкретной ситуации.