Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян

Що таке витяг з ДРАЦС і чим він відрізняється від свідоцтва

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (ДРАЦС) — це офіційний електронний документ, сформований безпосередньо з державної бази даних. Він містить більше відомостей, ніж звичайне свідоцтво, оскільки відображає всю історію змін, внесених до актового запису: виправлення, доповнення, анулювання та поновлення.

Відмінність від свідоцтва принципова: свідоцтво — це паперовий документ, виданий у момент реєстрації події. Витяг — це актуальна «вичитка» з реєстру на момент запиту, яка може містити відомості, яких взагалі немає у свідоцтві. Детальний розбір відмінностей свідоцтв від витягів у статті.

Реєстр запроваджений з 20 грудня 2008 року. З того моменту всі довідки у сфері актів цивільного стану видаються у формі витягів із цього реєстру.

Дві основні форми витягу

Законодавство (Інструкція з ведення Реєстру, наказ Мін'юсту № 1269/5 від 24.07.2008) передбачає дві форми витягу з ДРАЦС:

• Звичайний (частковий) витяг — містить окремі відомості певного актового запису, зміни та іншу інформацію, внесену до нього. Видається фізичним особам за стандартним зверненням.
• Повний витяг — містить абсолютно всі відомості певного актового запису, включно з усіма змінами, поновленнями та анулюваннями. Доступний переважно державним органам, нотаріусам та суддям.

Обидві форми мають однакову юридичну силу, проте відрізняються обсягом інформації та колом осіб, які можуть їх отримати.

Всі затверджені форми витягів (Додатки 1–9 до Інструкції)

Наказом Мін'юсту затверджено дев'ять офіційних форм витягів. Кожна має власний номер додатку та призначення. Розглянемо кожну детально.

Додаток 1. Витяг про народження (базова форма)

Підтверджує факт державної реєстрації народження фізичної особи. Це найпоширеніший вид витягу, який використовується у більшості юридичних ситуацій.

Що містить:

• Прізвище, власне ім'я та по батькові дитини
• Дата та місце народження
• Стать дитини
• Відомості про батьків: прізвище, ім'я, по батькові, громадянство, національність (якщо зазначена)
• Номер та дата актового запису
• Назва органу ДРАЦС, де проведено реєстрацію
• Відомості про всі зміни до актового запису (якщо були)

Коли потрібен:

• Оформлення закордонного паспорта або паспорта громадянина України
• Підтвердження родинних зв'язків для нотаріальних дій
• Спадкові справи
• Оформлення документів для виїзду за кордон
• Отримання громадянства іншої країни
• Усиновлення, встановлення опіки

Хто може отримати:

Батьки та усиновлювачі дитини незалежно від її віку; сама особа після досягнення 16 років; опікуни та піклувальники; адміністрація дитячих закладів, де перебуває дитина. Батьки, позбавлені батьківських прав, отримати витяг не можуть.

Додаток 2. Витяг про народження із зазначенням відомостей про батька (ст. 135 СК)

Спеціальна форма, що застосовується у випадках, коли реєстрація народження проведена відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України — тобто коли відомості про батька записані зі слів матері, без підтвердження батьківства.

Чим відрізняється від звичайного витягу про народження:

Практичне значення:

Використовується матір'ю-одиначкою для підтвердження статусу та отримання державних соціальних виплат. Також використовується у справах про встановлення батьківства в судовому порядку.

Додаток 3. Витяг про державну реєстрацію смерті

Підтверджує факт реєстрації смерті фізичної особи. Є ключовим документом для відкриття спадщини та всіх пов'язаних юридичних дій.

Що містить:

• Прізвище, ім'я, по батькові померлого
• Дата, місце та причина смерті (за наявності в актовому записі)
• Дата та номер актового запису
• Назва органу ДРАЦС
• Відомості про зміни до запису (якщо вносились)

Коли потрібен:

• Відкриття спадщини у нотаріуса
• Зняття з реєстрації місця проживання померлого
• Отримання допомоги на поховання
• Переоформлення нерухомості, банківських рахунків
• Отримання пенсії у зв'язку з втратою годувальника

Важливо: саме витяг, а не свідоцтво, може вимагатись нотаріусами та судами, оскільки він відображає актуальний стан запису в реєстрі.

Додаток 4. Витяг про шлюб із зазначенням дошлюбного прізвища

Це одна з найбільш «специфічних» форм витягу, яку часто плутають зі звичайним витягом про шлюб. Призначена для підтвердження прізвища особи до укладення шлюбу.

Що містить:

• Прізвище, ім'я, по батькові особи після реєстрації шлюбу
• Прізвище особи ДО вступу в шлюб (дошлюбне прізвище)
• Дата та місце реєстрації шлюбу
• Відомості про другого з подружжя

Чим відрізняється від звичайного витягу про шлюб (Дод. 5):

Коли потрібен:

• Оформлення спадщини, якщо особа змінила прізвище після шлюбу
• Підтвердження особи при оформленні документів за кордоном
• Нотаріальні дії, де потрібен «ланцюжок» прізвищ
• Підтвердження освітніх документів, виданих на дошлюбне прізвище

Додаток 5. Витяг про державну реєстрацію шлюбу (базова форма)

Стандартний витяг, що підтверджує факт укладення шлюбу між двома особами.

Що містить:

• Прізвища, імена, по батькові обох з подружжя
• Дати народження подружжя
• Дата та місце реєстрації шлюбу
• Прізвища, прийняті після шлюбу
• Номер та дата актового запису
• Відомості про зміни (якщо вносились)

Коли потрібен:

• Підтвердження сімейного стану для державних органів
• Оформлення документів на отримання соціальних виплат
• Отримання громадянства іноземної держави через шлюб
• Нотаріальні дії за участі подружжя

Особливості витягу:

• формується на основі запису в реєстрі;
• може містити більше інформації, ніж свідоцтво (наприклад, зміни до акта);
• випускається в паперовій або електронній формі;
• часто потрібен для юридичних дій, судових процесів або оформлення документів за кордоном.

Додаток 6. Витяг про шлюб із зазначенням відомостей про другого з подружжя

Розширена форма витягу про шлюб, яка містить детальні дані про обох партнерів. Зазвичай вимагається іноземними установами або при оформленні документів за кордоном.

Чим відрізняється від базового витягу (Дод. 5):

Коли потрібен:

• Оформлення документів на ПМП в іноземній державі через шлюб
• Подача документів до посольств
• Міжнародні спадкові справи
• Возз'єднання сім'ї в іноземній державі

Додаток 7. Витяг про державну реєстрацію розірвання шлюбу

Підтверджує факт офіційного розірвання шлюбу між двома особами, зареєстрованого органом ДРАЦС або на підставі судового рішення.

Що містить:

• Прізвища, імена, по батькові колишнього подружжя
• Дата та підстава розірвання шлюбу (рішення суду або спільна заява)
• Прізвища, прийняті після розлучення
• Номер та дата актового запису

Коли потрібен:

• Підтвердження сімейного стану при укладенні нового шлюбу
• Поділ спільного майна подружжя
• Зміна документів після розлучення
• Оформлення аліментів
• Підтвердження прізвища після розлучення для закордонних органів

Важливий нюанс:

Розлучення, здійснене за рішенням суду без реєстрації в органах ДРАЦС, в реєстрі може бути відсутнє або відображене некоректно. У таких випадках може знадобитись внесення відповідних змін до реєстру перед отриманням витягу.

Додаток 8. Витяг про державну реєстрацію зміни імені

Підтверджує факт офіційної зміни прізвища, власного імені або по батькові фізичної особи. Містить як «старе», так і «нове» ім'я.

Що містить:

• Прізвище, ім'я, по батькові ДО зміни
• Прізвище, ім'я, по батькові ПІСЛЯ зміни
• Дата та місце народження особи
• Дата реєстрації зміни імені
• Підстава зміни

Коли потрібен:

• Заміна паспорта та всіх особистих документів
• Підтвердження тотожності особи при оформленні спадщини на старе ім'я
• Нотаріальні дії, де є розбіжність між старими та новими документами
• Перереєстрація права власності, банківських рахунків
• Оформлення документів за кордоном

Чим відрізняється від витягу з дошлюбним прізвищем (Дод. 4):

Витяг про зміну імені (Дод. 8) стосується зміни, здійсненої за особистим бажанням особи або на підставі закону (наприклад, по батькові при встановленні батьківства), тоді як витяг за Дод. 4 — виключно про зміну прізвища внаслідок шлюбу.

Додаток 9 (та аналогічні). Витяг про відсутність актового запису

Особлива форма, яка підтверджує факт відсутності певного актового запису в реєстрі. Фактично це «негативний» витяг — документ-довідка про те, що певна подія (народження, шлюб, смерть тощо) не зареєстрована.

Коли потрібен:

• Доведення факту відсутності реєстрації події при відновленні документів
• Судові справи, де потрібно довести відсутність певного юридичного факту
• Спадкові справи при пошуку можливих спадкоємців

Даний витяг може помилково асоціюватись з документом, що особа ніколи не перебувала у шлюбі, який часто потрібен для укладення шлюбу за кордоном. Проте так звана довідка про сімейний стан не має нічого спільного з витягом про відсутність актового запису. Законодавством передбачено, що витяг про відсутність актового запису видається на вимогу державних органів, судів та нотаріусів, що унеможливлює його отримання за запитом громадянина. Натомість законодавство передбачає, що у разі необхідності підтвердження неперебування у зареєстрованому шлюбі для органів іноземних держав, зокрема і для реєстрації шлюбу за кордоном використовується заява громадянина довільної форми, справжність підпису на якій посвідчується нотаріусом або ж послом чи консулом. Таким чином для реєстрації шлюбу за кордоном використовується нотаріальний афідевіт, де зазначається відсутність зареєстрованого шлюбу.

Порівняльна таблиця всіх видів витягів

Як отримати витяг: способи та вартість

Способи подачі заяви

• Особисто у відділі ДРАЦС — незалежно від місця реєстрації
• Через Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП)
• Онлайн через портал Дія (diia.gov.ua) — для окремих видів
• Поштою — рекомендованим листом
• Через консульство або посольство України за кордоном
• Через МЗС України — для осіб, що проживають за кордоном

Документи для отримання

• Паспорт громадянина України або паспортний документ
• Документи, що підтверджують родинні відносини (якщо витяг стосується іншої особи)
• Квитанція про оплату (якщо витяг платний)
• Для запиту щодо шлюбу/розлучення — додатково прізвище, ім'я другого з подружжя

Вартість та строки

Отримання витягів дистанційно: для українців за кордоном

Українці, що проживають за кордоном, мають право отримати будь-який витяг з ДРАЦС без приїзду в Україну. Передбачено кілька шляхів:

• Звернення до консульства або посольства України в країні перебування — пряма подача заяви, отримання готового документа поштою або особисто
• Письмовий запит через МЗС України — надіслати заяву поштою, витяг надсилається до компетентного органу іноземної держави
• Онлайн через Дія — якщо відомості є в цифровій базі
• Через довірену особу в Україні з нотаріально оформленою довіреністю

Для громадян, що виїхали після 2022 року, рекомендується спочатку перевірити наявність відомостей через Дію, а вже потім звертатись до консульства.

Поширені запитання

Чи є витяг тим самим, що і свідоцтво?

Ні. Свідоцтво — паперовий документ, виданий у момент реєстрації події. Витяг — актуальний запит з електронного реєстру, що відображає всі зміни станом на дату видачі. Витяг містить більше інформації та вважається більш актуальним документом.

Чи може чоловік отримати витяг стосовно дружини?

Ні. Між подружжям виникають сімейні, а не родинні зв'язки. За законодавством витяг можна отримати лише щодо своїх родичів. Чоловік та дружина не є родичами в юридичному розумінні.

Що робити, якщо відомості у реєстрі відсутні (архівні записи до 2008 року)?

Якщо актовий запис не перенесено до електронного реєстру, потрібно звернутись до архіву відділу ДРАЦС або державного архіву відповідної області та замовити відповідну довідку. Після отримання архівних відомостей їх можна внести до реєстру.

Скільки часу дійсний витяг?

Строк дії не обмежений. Проте деякі установи (банки, нотаріуси, іноземні органи) можуть висувати власні вимоги щодо «свіжості» витягу — зазвичай не старше 1–3 місяців.

Чи можна отримати витяг онлайн?

Так, через портал Дія (diia.gov.ua) доступне замовлення ряду витягів в електронному вигляді. Проте не всі форми доступні онлайн — залежить від наявності відомостей у реєстрі та виду витягу.

Якщо вам потрібно отримати свідоцтво або витяг із органів реєстрації цивільного стану швидко, зручно та без зайвих бюрократичних труднощів, сервіс enwolt.com.ua допоможе оформити документи з мінімумом клопоту. Зверніться до фахівця — і ви отримаєте не лише юридичну консультацію, а й реальний план дій у вашій конкретній ситуації.